NORMALISASI PADA DATABASE

NAMA        : I Putu Bayu Septama

NIM            : 15101614    

KELAS       : N

Normalisasi Pada Database

 1.     Definisi normalisasi pada database

NORMALISASI

Normalisasi merupakan teknik analisis data yang mengorganisasikan atribut-atribut data dengan cara mengelompokkan sehingga terbentuk entitas yang non-redundant, stabil, dan fleksible

Normalisasi dilakukan sebagai uji coba pada suatu relasi secara berkelanjutan untuk menentukan apakah relasi itu sudah baik, yaitu dapat dilakukan proses insert,update,delete, dan modifikasi pada satu atau beberapa atribut tanpa mempengaruhi integritas data dalam relasi tersebut.

2.     Tujuan dilakukan normalisasi

Tujuan dari normalisasi

         Untuk menghilangkan kerangkapan data / Redudansi

         Untuk mengurangi kompleksitas

         Untuk mempermudah pemodifikasian data

         menghilangkan anomali data

3.      Functional Denpendensy

Functional Denpendensy (Database Ketergantungan)

Functional Dependency (FD) ialah suatu ketergantungan relasi yang terjadi antara atribut dlam tabel atau set entity dengan atribut lain. FD menggambarkan suatu relationship/ hubungan, batasan, keterkaitan diantara atribut dlam relasi.

Contoh : Dalam tabel daftar karakteristik karyawan termasuk Nomor Jaminan Sosial ( SSN ) dan nama , dapat dikatakan bahwa nama secara fungsional tergantung pada

SSN ( atau SSN - > nama ) karena nama karyawan dapat secara unik ditentukan dari SSN mereka .

Namun, pernyataan sebaliknya ( nama - > SSN ) tidak benar karena lebih dari satu karyawan dapat memiliki nama yang sama tapi SSN yang berbeda .

4.      Bentuk-bentuk Normalisasi Beserta Contohnya

Pada proses normalisasi terhadap tabel pada database dapat dilakukan dengan tiga tahap normalisasi antara lain :

1. BENTUK TIDAK NORMAL (UNNORMALIZED FORM)

Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan

mengikukti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

Untuk mentransformasikan tabel yang belum ternomalisasi di atas menjadi tabel yang memenuhi kriteria 1NF adalah kita harus merubah seluruh atribut yang multivalue menjadi atribut single value, dengan cara menghilangkan repeating group pada tabel di atas.

Repeating Group (elemen data berulang) adalah (No_Property, Alamat_Property,Tgl_Pinjam, Tgl_Selesai, Biaya, No_Pemilik, Nama_Pemilik)

2. BENTUK NORMAL KE SATU (FIRST NORMAL FORM / 1 NF)

Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi di antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value). Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila terpecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya.

Syarat normal ke satu (1-NF) antara lain:

1. setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.

2. tidak ada set atribute yang berulang atau bernilai ganda.

3. telah ditentukannya primary key untuk tabel / relasi tersebut.

4. tiapatribut hanya memiliki satu pengertian.

Langkah pertama yang dilakukan pada Tabel Pelanggan Biaya (pada Tabel 9.3) tersebut adalah menghilangkan elemen data yang berulang dengan data-data Pelanggan yang sesuai pada setiap baris. Hasil dari tabel yang telah memenuhi bentuk normal pertama dapat dilihat pada Tabel 9.4. kita dapat mengidentifikasi primary key untuk relasi Pelanggan_Biaya yang masih memiliki composite key (No_Pelanggan, No_Property). Pada kasus ini kita akan memperoleh primary key yang bersifat composite key. Relasi Pelanggan_Biaya dapat didefinisikan sebagai berikut. Pelanggan_Biaya =(No_Pelanggan, No_Property, Nama, Alamat_Property, Tgl_Pinjam, Tgl_Selesai, Biaya,No_Pemilik, Nama_Pemilik)

3. BENTUK NORMAL KE DUA (SECOND NORMAL FORM / 2 NF)

Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya) yang dapat didefinisikan sebagai berikut. Jika A adalah atribut-atribut dari suatu relasi, B dikatakan full functional dependency (memiliki ketergantungan fungsional terhadap A, tetapi tidak secara tepat memiliki ketergantungan fungsional dari subset (himpunan bagian) dari A.

Syarat normal kedua (2-NF) sebagai berikut.

1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu.

2. Atribute bukan kunci (non-key) haruslah memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya (fully functional dependency) pada kunci utama / primary key.

Tabel  Tabel Pelanggan Biaya dalam bentuk normal kedua (2-NF)

4. BENTUK NORMAL KE TIGA (THIRD NORMAL FORM / 3 NF)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF, namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly peremajaan (update) terhadap relasi tersebut. Misalkan kita akan melakukan update terhadap nama dari seorang Pemilik (pemilik), seperti Durki (No_Pemilik: CO93), kita harus melakukan update terhadap dua baris dalam relasi Property_Pemilik (lihat Tabel 9.5, (c) relasi Property_Pemilik). Jika kita hanya mengupdate satu baris saja, sementara baris yang lainnya tidak, maka data didalam database tersebut akan inkonsisten / tidak teratur. Anomaly update ini disebabkan oleh suatu ketergantungan transitif (transitive dependency). Kita harus menghilangkan ketergantungan tersebut dengan melakukan normalisasi ketiga (3-NF).

Syarat normal ketiga (Third Normal Form / 3 NF) sebagai berikut.

1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

2. Atribute bukan kunci (non-key) harus tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non_key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap priamry key di relasi itu saja.

Seluruh atribut non-primary key pada relasi Pelanggan dan Biaya di atas terlihat memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap primary key dari masing-masing tabel / relasi. Relasi / tabel Pelanggan dan Biaya di atas tidak memiliki ketergantungan transitif (transitive dependency), sehingga tabel tersebut telah memenuhi

kriteria normal ketiga (3-NF). Seluruh atribut non-primary key pada relasi Property_Pemilik di atas terlihat memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap primary key, kecuali Nama_Pemilik yang masih memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap No_Pemilik. Inilah contoh ketergantungan dari transitif (transitive dependency), yang terjadi ketika atribut non-primary key (Nama_Pemilik) bergantung secara fungsi terhadap satu atau lebih atribut non-primary key lainnya (No_Pemilik). Kita harus menghilangkan ketergantungan transitif (transitive dependency) tersebut dengan menjadikan relasi Property_Pemilik menjadi 2 relasi / tabel dengan format / bentuk sebagai berikut.

· Relasi / Tabel Property_Untuk_Pemilik yang terdiri dari atribut-atribut:

No_property â Alamat_Property, Biaya, No_Pemilik

{No_property sebagai primary key}

· Dan relasi Pemilik yang terdiri dari atribut-atribut:

No_Pemilik â Nama_Pemilik

{No_Pemilik sebagai primary key}

4. BENTUK NORMAL KE TIGA (THIRD NORMAL FORM / 3 NF)

Walaupun relasi 2-NF memiliki redudansi yang lebih sedikit dari pada relasi 1-NF,

namun relasi tersebut masih mungkin mengalami kendala bila terjadi anomaly

peremajaan (update) terhadap relasi tersebut.

Misalkan kita akan melakukan update terhadap nama dari seorang Pemilik (pemilik), seperti Durki (No_Pemilik: CO93), kita harus melakukan update terhadap dua baris dalam relasi Property_Pemilik (lihat Tabel 9.5, (c) relasi Property_Pemilik). Jika kita hanya mengupdate satu baris saja, sementara baris yang lainnya tidak, maka data didalam database tersebut akan inkonsisten / tidak teratur. Anomaly update ini disebabkan oleh suatu ketergantungan transitif (transitive dependency). Kita harus menghilangkan ketergantungan tersebut dengan melakukan normalisasi ketiga (3-NF).

Syarat normal ketiga (Third Normal Form / 3 NF) sebagai berikut.

1. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua.

2. Atribute bukan kunci (non-key) harus tidak memiliki ketergantungan transitif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non_key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap priamry key di relasi itu saja. Seluruh atribut non-primary key pada relasi Pelanggan dan Biaya di atas terlihat memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap primary key dari masing-masing tabel / relasi. Relasi / tabel Pelanggan dan Biaya di atas tidak memiliki ketergantungan transitif (transitive dependency), sehingga tabel tersebut telah memenuhi kriteria normal ketiga (3-NF).

Seluruh atribut non-primary key pada relasi Property_Pemilik di atas terlihat memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap primary key, kecuali Nama_Pemilik yang masih memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap No_Pemilik. Inilah contoh ketergantungan dari transitif (transitive dependency), yang terjadi ketika atribut non-primary key (Nama_Pemilik) bergantung secara fungsi terhadap satu atau lebih atribut non-primary key lainnya (No_Pemilik). Kita harus menghilangkan ketergantungan transitif (transitive dependency) tersebut dengan menjadikan relasi Property_Pemilik menjadi 2 relasi / tabel dengan format / bentuk sebagai berikut.

· Relasi / Tabel Property_Untuk_Pemilik yang terdiri dari atribut-atribut:

No_property â Alamat_Property, Biaya, No_Pemilik

{No_property sebagai primary key}

· Dan relasi Pemilik yang terdiri dari atribut-atribut:

No_Pemilik â Nama_Pemilik

{No_Pemilik sebagai primary key}

Hasil akhir normalisasi tabel Pelanggan_Biaya sampai ke bentuk normal ketiga adalah

sebagai berikut:

Seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja.

Sekian Penjelasan dari saya semoga bermanfaat. 

Terimakasi Sudah Berkunjung di Blog saya.

Read More

ARTIKEL TENTANG PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU BIDANG TERTENTU

NAMA  : I PUTU BAYU SEPTAMA 

NIM      : 15101614

Kelas     : N

1 .Tujuan dari penerapan Sistem Informasi (SI) dalam bidang Manajemen

S      Sistem Informasi Manajemen

     Sistem merupakan suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan, sedangkan Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan Manajemen adalah ketatalaksanaan proses pengunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen(SIM) adalah suatu sistem manusia/mesin yang terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi.

     AdapunSIM juga dapat didefinisikan sebagai suatu pendekatan dalam menajemen untuk mengumpulkan data, memproses data tersebut dan menganalisanya untuk menghasilkan data dan menyajikan informasi sebagai landasan untuk pengambilan keputusan perusahaan.Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, 

     dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). 

     Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

     Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

2. Bentuk Data Yang Diolah Sistem Informasi Manajemen

A. Jenis Data Menurut Cara Memperolehnya1. Data Primer Data primer adalah secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.Contoh : Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.2. Data Sekunder Data sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial.Contohnya adalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

B. Macam-Macam Data Berdasarkan Sumber Data1. Data Internal Data internal adalah data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.2. Data Eksternal Data eksternal adalah data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contohnya adalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.

C. Klasifikasi Dara Berdasarkan Jenis Datanya1. Data Kuantitatif Data kuantitatif adalah data yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain.2. Data Kualitatif Data kualitatif adalah data yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.

D. Pembagian Jenis Data Berdasarkan Sifat Data1. Data Diskrit Data diskrit adalah data yang nilainya adalah bilangan asli. Contohnya adalah berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu, dan lain-sebagainya.2. Data Kontinyu Data kontinyu adalah data yang nilainya ada pada suatu interval tertentu atau berada pada nilai yang satu ke nilai yang lainnya. Contohnya penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kirakira, dan sebagainya. Dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

E. Jenis-jenis Data Menurut Waktu Pengumpulannya

1. Data Cross Section Data cross-section adalah data yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contohnya laporan keuangan per 31 desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain sebagainya.

2. Data Time Series / Berkala Data berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu atau periode secara historis. Contoh data time series adalah data perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun 2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari dari bulan ke bulan, dll. 

3.Bagaimana Proses Pengolhan Sistem Informasi 

ManajemenSalah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. 

      Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

• Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

• Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

• Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

• Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. 

.Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.

Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :

• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

         • Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

                            • Kehilangan data atau data tidak terolah.

                            • Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.

                            • Salah dalam menggunakan dokumen induk/file 

                               induk.

                            • Kesalahan dalam prosedur pengolahan.

                            • Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

                

            4.Informasi  Yang Dihasilkan Sistem Informasi Manajemen

       Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang.

Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistiem Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya.

Penentuan Tujuan dan Sasaran
Dapat dinyatakan secara aksiomatis bahwa suatu organisasi dibentuk dan dikelola untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam rangka penentuan juga pencapaian tujuan tersebut maka dibutuhkan informasi-informasi yang dapat memberikan gambaran kasar atau global tentang kecenderungan-kecenderungan yang mungkin terjadi, baik secara internal organisasi itu sendiri maupun pada lingkungan di mana organisasi bergerak. Informasi-informasi yang dibutuhkan tersebut secara eksternal dapat mencakup bidang politik, keamanan, ekonomi, sosial budaya, serta arah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Secara internal informasi yang diperlukan adalah tentang produk yang akan dihasilkan dikaitkan dengan kemampuan organisasi dalam penyediaan dan penguasaan berbagai sarana, prasarana, dana dan sumber daya manusia.

Perumusan Strategi
Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Salah sat instrumen ilmiah yanng umum digunakan dalam penentuan strategi organisasi ialah analisis SWOT, yaitu Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang),  dan Threats (Ancaman). Agar analisis SWOT benar-benar ampuh sebagai instrumen pembantu dalam penentuan dan pelaksanaan strategi organisasi, diperlukan informasi menngenai kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman yang mungkin dihadapi oleh organisasi tersebut.

Perencanaan
Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penelenggaraan fungsi perencanaan. Karena perencanaan merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi, perlu diketahui secepat mungkin berbagai resiko dan faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab kegagalan pelaksanaan tujuan dan strategi organisasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan dalam proses perencanaan adalah 5 W 1 H, yaitu what(apa), when(kapan), where(di mana), who(siapa), why(mengapa), dan how(bagaimana).

Penyusunan Program Kerja
Penyusunan program kerja merupakan rincian sistematis dari rencana kerja jangka waktu menengah. Keenam pertanyaan di atas harus terjawab dalam penyusunan program kerja dimana ia harus bersifat kuantitatif, menyatakan secara jela dan konkrit hasil yang diharapkan, standar kinerja jelas, mutu hasil pekerjaan ditetapkan secara pasti, dan program kerja disusun sedemikian rincinya sehingga dapat dijadikan pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan operasional.

Pengorganisasian
Organisasi dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dapat menjadi wadah dimana sekelompok orang bergabung dan menempati wilayah-wilayah tertentu untuk melakukan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Organisasi dapat pula menjadi tempat berinteraksi antar anggota organisasi tersebut maupun dengan anggota organisasi lainnya.

Tolok ukur keberhasilan suatu organisasi tidak dilihat secara inkremental dari apa yang dicapai oleh masing-masing satuan kerja melainkan dari sudut pandang yang bersifat holistik dalam arti keberhasilan organisasi secara keseluruhan.Penyelesaian tugas yang menjadi tanggung jawab fungsional satuan kerja tertentu memerlukan interaksi, interdependensi dan interrelasi dengan semua satuan kerja lainnya. Dan tentunya proses seperti ini memerlukan suatu sistem informasi yang baik.

Penggerakan SDM
Penggerakan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang teramat penting dalam manajemen sekaligus paling sulit.Penggerakan SDM yang tepat dan efektif memerlukan informasi yang handal. Misalnya, informasi tentang klasifikasi jabatan, informasi tentang uraian dan analisis pekerjaan,informasi tentang standar mutu yang diterapkan dalam manajemen, dan berbagai informasi lainnya yang memungkinkan satuan kerja yang mengelola SDM dalam organisasi menyelenggarakan berbagai fungsinya dengan baik.

Penyelenggaraan Kegiatan Operasional
Penyelenggaraan kegiatan operasional merupakan bagian yang sangat penting dari keseluruhan proses manajerial dan bahkan merupakan tes apakah sebuah organisasi berjalan di atas “rel” yang benar atau tidak. Hal ini dikarenakan manajemen bersifat situasional dimana penerapan prinsip-prinsip manajemen harus diterapkan secara universal dengan memperhitungkan faktor situasi, kondisi, ruang dan waktu.Manajemen juga berorientasi pada hasil optimal dari segi produk, efisiensi dan efektivitas kerja.Sehingga penyelenggaraan kegiatan operasional yang baik dan tepat hanya akan terwujud bila didukung dengan berbagai informasi yang tepat pula.

Pengawasan
Pengawasandiperlukan atas pertimbangan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional memungkinkan terjadi kesalahan yang berarti dapat berakibat pada tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang diharapkan. Oleh karena itu, kegiatan pengawasan jelas memerlukan sekaligus menghasilkan informasi tentang penyelenggaraan berbagai kegiatan operasionalyang sedang terjadi.

Penilaian
Seperti halnya dalam pengawasan, informasi dalam proses penilaian juga sangat dibutuhkan. Informasi ini dapat diperoleh melalau berbagai wawancara, penyebaran kuesioner kepada pihak-pihak lain yang dianggap mengetahui pengetahuan mendalam tentang seluruh proses manajerial, dan teknik-teknik lainnya yang dipandang perlu dan tepat digunakan.

Sistem Umpan Balik
Semua informasi yang diperoleh—terutama dari hasil penilaian—diumpanbalikkan kepada berbagai pihak yang berkaitan dengan manajerial organisasi, termasuk kepada para pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, dan lainnya. Hal ini penting dilakukan supaya manajerial organisasi yang bersangkutan tetap menghasilkan efektivitas, efisiensi serta produktivitas yang tinggi sehingga tujuan awal organisasi dapat terwujud secara maksimal.

Penjelasan di atas membuktikan bahwa informasi sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu organisasi. Untuk membangun informasi yang handal dibutuhkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mampu menampung dan mengolah data serta menghasilkan informasi yang tepat dan akurat setiap saat. Tanpa dukungan SIM yang tangguh, maka akan sulit organisasi yang baik akan terwujud, karena SIM menolong lembaga-lembaga bidang apapun dalam mengintegrasikan data, mempercepat dan mensistematisasikan pengolahan data, meningkatkan kualitas informasi, mendorong terciptanya layanan-layanan baru, meningkatkan kontrol, meng-otomatisasi-kan sebagian pekerjaan rutin, menyederhanakan alur registrasi atau proses keuangan, dan lain sebagainya.

           5. Manfaat dari Informasi yang Dihasilkan Sistem Informasi Manajemen

Hampir di seluruh sektor bisnis di dunia ini menggunakan sistem informasi di perusahaan mereka. Bukan hanya itu, mereka pun selalu berusaha melakukan berbagai macam cara untuk menggembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan mereka. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi memegang peranan yang cukup penting dalam bisnis mereka. Adapun peranan dan fungsi utama dari sistem informasi adalah..

1. Mendukung Operasi Bisnis .

      Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.

      Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3. Mendukung Keunggulan Strategis.

      Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis     perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar. Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini: Klasifikasi Sistem Informasi Pada prakteknya, berbagai peranan tersebut diintegrasi menjadi suatu gabungan atau fungsi-silang (cross-functional) sistem informasi yang menjalankan berbagai fungsi, lebih jelasnya diperlihatkan pada gambar 1 berikut.

6. Pengetahuan Yang Didapat Sistem Informasi Manajemen

Peter Drucker dalam The New Realities (1966) menyatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, dengan menjadikannya dasar untuk bertindak atau dengan membuat individu (atau institusi) mampu dari yang lain atau lebih efektif bertindak.Untuk menggunakan pengetahuan sehingga dapat berfungsi seperti yang Peter Drucker katakan, kita perlu memahami bentuk-bentuk pengetahuan karena masing-masing pengetahuan membutuhkan perlakuan yang berbeda pula ketika memanfaatkannya .Michel Polanyi (1966) membedakan pengetahuan dalam dua bentuk yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit .Pengetahuan eksplisit atau terkadang disebut pengetahuan formal bisa disampaikan dalam bahasa, juga termasuk nomor dan kata, tanda matematika, spesifikasi, manual, dal lainnya . Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya . Selain itu pengetahuan eksplisit bisa dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan .Pengetahuan tacit yang tersimpan dalam pengalaman individu dan faktor-faktor tak berwujud, seperti kepercayaan pribadi, perspektif, dan sistem nilai . Pengetahuan tacit susah untuk diartikulasikan dengan bahasa formal. Isinya mencakup pemahaman pribadi, intuisi, dan firasat . Sebelum dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata-kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami . Ada dua dimensi dalam pengetahuan tacit, yaitu:

1.      Dimensi Teknis (prosedural).

      Ini meliputi segala hal informal dan ketrampilan yang sering diberi istilah know-how.

2.  Dimensi Teori:Terdiri dari model kepercayaan, persepsi, ideal, nilai-nilai,  mental yang mengakar dalam diri kita begitu saja. Meskipun mereka tidak bisa dilafalkan dengan mudah, dimensi ini membentuk cara kita merasakan dunia sekitar.Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri.Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :

·         Kegiatan belajar anggota – anggotanya .

·         Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).
Pemahaman tradisional menyangkut peran pengetahuan pada organisasi bisnis, pengetahuan tacit kerap kali dipandang sebagai kunci nyata untuk melaksanakan sesuatu dan menciptakan nilai baru, bukan pengetahuan ekplisit .Dalam Knowledge Praxis yang buat oleh Rebeca O Barclay dan Philip C Murray menyatakan membedakan arti dari pengetahuan tidaklah terlalu penting . Tidak menjadi soal apakah suatu prosedur tertulis atau tenaga ahli yang menyediakan solusi terhadap masalah tertentu, sepanjang hasil dicapai positif .Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki pandangan lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge (pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu;

·          Tacit knowledge
Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang.Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun dalam bentuk tertulis . Dalamknowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge . Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan . Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan . Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik dan lain sebagainya).

·         Explicit Knowledge
Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan . Jadi biasanya telah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak lain.

·         Shared Knowledge

      Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas .
Bagaimanapun, mengamati bagaimana pengetahuan diperoleh dan bagaimana kita dapat menerapkannya -apakah tacit atau eksplisit- supaya mencapai hasil positif yang memenuhi persyaratan bisnis adalah suatu isu sangat penting dan berbeda . Proses Pembentukan PengetahuanNonaka dan Takeuchi (The Knowledge Creating Company, 1995; 63-69) lebih lanjut mendiskusikan empat gaya konversi atau ciptaan pengetahuan yang diperoleh dari kedua macam pengetahuan: 

Gambar 1. Empat gaya konversi pengetahuanSosialisasiSosialisasi meliputi kegiatan berbagi 

pengetahuan tacit antar individu . Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama, seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama – bukan melalui tulisan atau instruksi verbal . Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.Dalam prakteknya, sosialisasi dilakukan melalui kegiatan penangkapan pengetahuan lewat kedekatan fisik seperti interaksi antara pimpinan dan pegawai, pimpinan dengan pimpinan, pegawai dengan pegawai .Ekternalisasi Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. 

Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok  tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci .Pertama, artikulasi pengetahuan tacit  yaitu konversi dari tacit ke eksplisit , seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual, dsb .KombinasiKombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks . Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:1.      Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru, termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data – data tersebut .

2.      Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung .
3.      Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, data pasar, dsb .

      InternalisasiTerakhir, internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi . Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut . Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi . Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung .

  Contoh melalui program pelatihan . Kedua, penguasaanpengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.Pada dasarnya Manajemen Pengetahuan (MP) atau Knowledge Management (KM) adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi . Secara teknis Manajemen Pengetahuan muncul karena dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya . 

  Tapi akarnya tidak hanya teknologi, MP muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan. Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi MP saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan perubahan antara belajar, perubahan dan inovasi.Ketiga hal itu yaitu belajar, perubahan dan inovasi merupakan sesuatu ada disegala bidang baik komersial maupun sosial . MP dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data.Model Pendekatan Manajemen PengetahuanKarena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan . Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS) .Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tigacabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology) . Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi .Berdasarkan model pendekatan di atas, peneliti akan memberikan batasan dari knowledge management sebagai berikut :

                          Gambar 2. Batasan manajemen pengetahuan

              Karl-Eric Sveiby mengidentifikasi manajemen pengetahuan dengan dua aktivitas yaitu:

           1)  Manajemen Informasi, dimana pengetahuan dipandang sebagai obyek yang dapat diidentifikasi            dan ditangani dengan sistem informasi. Aktivitas ini membutuhkan teknologi informasi dalam            pelaksanaannya.

           2)   Manajemen Manusia, dimana pengetahuan dipandang sebagai proses, struktur                                      kompleksketerampilan yang dinamis, pengetahuan tentang bagaimana cara, dan lainnya yang              beru bah secara konstan.

      Lebih lanjut Rebbeca O. Barclay dan Philip C. Murray mengembangkan pendekatan di atas dengan membagi tiga pendekatan dalam manajemen pengetahuan:

·         Pendekatan mekanistik .

      Pendekatan mekanistik dikarakterisasikan dengan penerapan teknologi dan sumber daya untuk melakukan yang lebih baik . Asumsi utama pendekatan ini mencakup:

·         Akses lebih baik ke informasi adalah kunci, meliputi pengembangan cara mengakses dan temu balik dokumen (menghubungkan hypertext, database, pencarian teks, dan lainnya).

·         Teknologi networking secara umum (terutama intranet), dan groupware khususnya, menjadi    kunci pemecahan .

·         Secara umum, teknologi dan meninggikan volume informasi akan menyelesaikan pekerjaan.

       Pendekatan ini relatif mudah diterapkan oleh organisasi mengingat teknologi dan teknik sudah dikenal umum dan mudah dipahami . Namun pendekatan ini mempunyai kekurangan terutama dalam hal penanganan volume informasi yang menggunung, sehingga dampaknya akan sulit terukur ketimbang model kertas tradisional.

·         Pendekatan budaya atau perilaku;

      Pendekatan Budaya atau perilaku mengartikan  manajemen pengetahuan sebagai isu manajemen, sehingga merupakan substansi dari proses re-engineering dan manajemen perubahan. Teknologi meskipun penting untuk pengelolaan pengetahuan eksplisit, namun bukanlan solusi . Pendekatan ini lebih memusatkan pada kreativitas dan inovasi (organisasi pembelajaran) daripada pengungkitan sumber daya pengetahuan eksplisit atau mempekerjaan pengetahuan eksplisit . Asumsi pendekatan ini meliputi:

·         Perilaku organisasi dan kultur perlu diubah secara dramatis. Dalam lingkungan informasi yang intensif, organisasi menjadi relatif tidak berfungsi untuk mencapai sasaran bisnis .

·         Perilaku keorganisasian dan kultur dapat diubah sehingga teori perilaku sering dilibatkan dalam sistem.

·         Proses menjadi yang utama, bukan teknologi.

·         Tidak ada apapun yang berubah kecuali jika seorang manajer merubahnya .

      Namun hasil yang dicapai oleh pendekatan budaya/perilaku ini tidak mungkin bisa menopang, terukur, kumulatif, atau direplika oleh karyawan secara menyeluruh . Selain itu hubungan antara manfaat bisnis dan strategi budaya seringkali tidak jelas .

·         Pendekatan sistematik .

      Pendekatan sistematis mempunyai asumsi-asumsi sebagi berikut:

·         Hasil menjadi lebih utama, bukan teknologi atau proses atau definisi pengetahuan.

·         Sumber daya tidak bisa dikelola kecuali jika diberi model, dan banyak aspek pengetahuan organisasi yang dapat diberi model sebagai sumber daya eksplisit .

·         Solusi dapat ditemukan dalam berbagai teknologi dan disiplin, dan metode analisa tradisional dapat digunakan untuk mengujui ulang kealamian pekerjaan pengetahuan dan memecahkan masalah pengetahuan .

·         Isu Budaya penting, tetapi juga harus dievaluasi sistematis . Karyawan mungkin perlu atau tidak perlu diubah, tetapi kebijakan dan praktek kerja harus diubah, dan teknologi dapat diterapkan dengan sukses untuk permasalahan pengetahuan bisnis .

·         Manajemen pengetahuan adalah komponen manajemen yang penting, tetapi bukan  merupakan disiplin dan aktivitas milik eksklusif para manajer saja.

Read More